Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Vorbemerkung

Der Anbieter stellt die cloudbasierte Software-as-a-Service-Anwendung REMAINLY (nachfolgend „Plattform“) bereit, mit der in Unternehmen vorhandenes, häufig personengebundenes Erfahrungswissen (sog. Inselwissen) durch KI-geführte Interview-Sessions mit Beschäftigten erhoben, anhand eines vom Anbieter entwickelten Kritikalitäts-Scores bewertet, strukturiert gespeichert und dauerhaft bereitgestellt wird. Der Anbieter setzt hierzu entsprechend angepasste KI-Modelle ein.

Den Parteien ist bewusst, dass Inhalt, Tiefe und Verwertbarkeit des erhobenen Wissens wesentlich vom Antwortverhalten und der Mitwirkung der interviewten Beschäftigten sowie von der prinzipbedingten Funktionsweise generativer KI-Systeme abhängen.

§ 1 Geltungsbereich und Begriffsbestimmungen

(1) Diese AGB gelten für alle Verträge über die Bereitstellung und Nutzung der Plattform zwischen dem Anbieter und dem Kunden (nachfolgend „Vertrag“).

(2) Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern (§ 14 BGB), juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Sie gelten nicht gegenüber Verbrauchern (§ 13 BGB).

(3) Entgegenstehende, abweichende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter hat ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt. Dies gilt auch dann, wenn der Anbieter in Kenntnis solcher Bedingungen die Leistung vorbehaltlos erbringt.

(4) Diese AGB gelten in ihrer bei Vertragsschluss gültigen Fassung; ihre Änderung während der Vertragslaufzeit richtet sich nach § 16.

(5) Im Sinne dieser AGB bezeichnet:

• a) „Plattform“ die vom Anbieter über das Internet bereitgestellte, KI-gestützte Software-Anwendung zur Erhebung, Strukturierung, Bewertung, Speicherung und Bereitstellung von Wissen nebst zugehöriger Infrastruktur;
• b) „Interview-Session“ eine durch das KI-System geführte, dialogische Befragung einer oder eines Beschäftigten des Kunden zur Erhebung von Wissen;
• c) „Wissensobjekt“ eine aus einer oder mehreren Interview-Sessions abgeleitete, strukturierte und bewertete Wissenseinheit;
• d) „Kritikalitäts-Score“ die vom Anbieter entwickelte Bewertungslogik zur Einordnung der Bedeutung eines Wissensobjekts;
• e) „Kundendaten“ alle vom Kunden oder seinen Beschäftigten in die Plattform eingebrachten Daten sowie die hieraus erzeugten Wissensobjekte;
• f) „KI-System“ bzw. „KI-VO“ ein KI-System im Sinne des Art. 3 Nr. 1 der Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-VO) bzw. diese Verordnung;
• g) „Standardexportformat“ ein strukturiertes, gängiges und maschinenlesbares Dateiformat zur Ausgabe der Kundendaten;
• h) „Leistungsbeschreibung“ die als Anlage 1 beigefügte Leistungs- und Service-Level-Beschreibung, die den Funktionsumfang und die Servicelevel der Plattform konkretisiert.

§ 2 Vertragsschluss; Textform

(1) Die Darstellung der Plattform sowie etwaige Angaben des Anbieters in Werbung, Online-Auftritten oder Übersichten sind freibleibend und stellen kein bindendes Angebot dar, sofern sie nicht ausdrücklich als verbindlich bezeichnet sind.

(2) Der Vertrag kommt durch die Bestellung des Kunden und deren Bestätigung durch den Anbieter jeweils in Textform (§ 126b BGB) oder durch beiderseitige Unterzeichnung eines Auftrags- oder Bestellformulars zustande (nachfolgende „Bestellung“).

(3) Vertragsbestandteile sind die bestätigte Bestellung, der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Anlage 2, die Leistungsbeschreibung nach Anlage 1 sowie diese AGB. Bei Widersprüchen gilt vorrangig der Auftragsverarbeitungsvertrag in datenschutzrechtlichen Fragen, sodann die Bestellung, sodann die Leistungsbeschreibung, sodann diese AGB. Der Vorrang individueller Vereinbarungen (§ 305b BGB) bleibt unberührt.

(4) Änderungen, Ergänzungen und Nebenabreden zum Vertrag bedürfen mindestens der Textform; dies gilt auch für die Aufhebung oder Änderung dieses Formerfordernisses. § 16 (Änderungen dieser AGB) bleibt unberührt.

§ 3 Leistungsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Plattform für die Dauer des Vertrages über das Internet zur Nutzung bereit (Software-as-a-Service). Die Überlassung der Software zur dauerhaften Installation auf Systemen des Kunden ist nicht geschuldet.

(2) Der konkrete Funktionsumfang, die Systemvoraussetzungen sowie die Modalitäten der Leistungserbringung ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung nach Anlage 1; der individuelle Leistungsumfang ergibt sich aus der Bestellung. Die Plattform umfasst nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung insbesondere die KI-geführte Durchführung von Interview-Sessions, die Bewertung der Ergebnisse mittels Kritikalitäts-Score, die strukturierte Ablage und dauerhafte Bereitstellung der Wissensobjekte, die Einsichtnahme in die Interview-Sessions durch den Kunden sowie die Exportfunktion im Standardexportformat.

(3) Gegenstand der vom Anbieter geschuldeten Leistung ist die Bereitstellung und Funktionsfähigkeit des Interview- und Aufbereitungsprozesses, nicht ein bestimmter inhaltlicher Erfolg. Der Anbieter schuldet insbesondere keine Vollständigkeit, sachliche Richtigkeit oder Verwertbarkeit des erhobenen Wissens. Inhalt, Tiefe und Qualität der Ergebnisse hängen maßgeblich vom Antwortverhalten und der Mitwirkung der interviewten Beschäftigten sowie von der Funktionsweise der eingesetzten generativen KI-Systeme ab. Die inhaltlichen Ergebnisse der Wissenserhebung sind nicht Teil der geschuldeten Beschaffenheit der Plattform; die Funktionsfähigkeit des Erhebungs- und Aufbereitungsprozesses bleibt hiervon unberührt.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, die Plattform fortlaufend weiterzuentwickeln, anzupassen und das eingesetzte KI-Modell durch ein nach billigem Ermessen gleichwertiges oder leistungsfähigeres Modell zu ersetzen, sofern der vertraglich geschuldete Leistungsumfang hierdurch nicht eingeschränkt wird und überwiegende Interessen des Kunden nicht entgegenstehen. Datenschutz- und KI-rechtliche Pflichten (§§ 8, 9) bleiben unberührt.

§ 4 Nutzungsrechte

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Plattform im vereinbarten Umfang bestimmungsgemäß zu nutzen.

(2) Nutzungsberechtigt sind der Kunde und seine Beschäftigten im Rahmen des bestimmungsgemäßen Gebrauchs.

(3) Dem Kunden ist es untersagt, die Plattform Dritten zugänglich zu machen, über den vertraglich vereinbarten Umfang hinaus zu vervielfältigen, zu bearbeiten oder zurückzuentwickeln (Reverse Engineering, Dekompilierung), soweit dies nicht gesetzlich zwingend gestattet ist (§ 69e UrhG).

(4) Die Rechte an den Kundendaten und am erzeugten Wissensbestand richten sich nach § 10.

§ 5 Verfügbarkeit und Service Level

(1) Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit der Plattform von 98,5 % im Jahresmittel, gemessen am Übergabepunkt (Routerausgang des vom Anbieter genutzten Rechenzentrums). Maßgeblich sind die Service-Level-Regelungen der Leistungsbeschreibung in Anlage 1.

(2) Nicht als Ausfallzeit gelten angekündigte Wartungsfenster, Zeiten höherer Gewalt (§ 17) sowie Störungen, die der Kunde oder von ihm eingesetzte Dritte zu vertreten haben oder die auf Mängeln der vom Kunden bereitzustellenden technischen Voraussetzungen beruhen.

(3) Der Anbieter führt nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung regelmäßige Datensicherungen des produktiven Datenbestands durch. Die Einzelheiten von Störungsmeldung, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten regelt die Leistungsbeschreibung.

§ 6 Mitwirkungs- und Verantwortungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde stellt die für die Nutzung der Plattform erforderlichen technischen und organisatorischen Voraussetzungen auf eigene Kosten bereit und übernimmt in der Leistungsbeschreibung vorgesehene Mitwirkungshandlungen.

(2) Der Kunde ist hinsichtlich der über die Plattform verarbeiteten personenbezogenen Daten seiner Beschäftigten datenschutzrechtlich Verantwortlicher (§ 8). Er stellt sicher, dass für die Erhebung und weitere Verarbeitung dieser Daten eine taugliche Rechtsgrundlage besteht, und kommt seinen Informationspflichten gegenüber den Beschäftigten (Art. 13 DSGVO) nach.

(3) Soweit beim Kunden ein Betriebsrat besteht, obliegt es ausschließlich dem Kunden, die erforderlichen Beteiligungs- und Mitbestimmungsrechte – insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 und ggf. Nr. 1 BetrVG – vor und während des Einsatzes der Plattform zu wahren und die erforderlichen Vereinbarungen herbeizuführen.

(4) Der Kunde verwendet die Plattform und ihre Ergebnisse als Betreiber und nur im Rahmen des in § 9 festgelegten bestimmungsgemäßen Zwecks; die dortigen Verwendungsbeschränkungen sind verbindlich.

(5) Verletzt der Kunde die Pflichten nach den Absätzen 2 bis 4, stellt er den von hieraus resultierenden Ansprüchen Dritter, Bußgeldern und Aufwendungen nach Maßgabe der gesetzlichen Regelungen frei; § 254 BGB bleibt unberührt.

§ 7 Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Der Kunde zahlt für die Bereitstellung der Plattform die in der Bestellung vereinbarte Vergütung (insbesondere wiederkehrendes Nutzungsentgelt sowie etwaige einmalige Einrichtungsentgelte). Alle Beträge verstehen sich zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Vergütung ist nach Maßgabe der in der Bestellung vereinbarten Zahlungsweise und Fristen zur Zahlung fällig. Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, das wiederkehrende Entgelt nach Ablauf der Mindestlaufzeit oder eines Verlängerungszeitraums mit einer Ankündigungsfrist von drei Monaten zum Beginn eines Verlängerungszeitraums angemessen anzupassen. Übersteigt die Erhöhung 5 % gegenüber dem zuvor geschuldeten Entgelt, steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamwerden der Erhöhung zu, das er binnen vier Wochen nach Zugang der Ankündigung in Textform ausüben kann.

§ 8 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Bei der Erbringung der Leistungen verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten der Beschäftigten des Kunden im Auftrag und nach Weisung des Kunden. Der Kunde ist Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO), der Anbieter Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO).

(2) Die Einzelheiten der Auftragsverarbeitung regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (Anlage 2). Dieser geht den Regelungen dieser AGB vor, soweit datenschutzrechtliche Fragen betroffen sind.

(3) Der Anbieter setzt zur Leistungserbringung Unterauftragsverarbeiter ein, insbesondere zur Bereitstellung des KI-Modells sowie Cloud-Speicher-Dienstleister zur Bereitstellung der Software. Soweit hierbei personenbezogene Daten in Drittländer, namentlich die USA, übermittelt werden, stellt der Anbieter ein angemessenes Datenschutzniveau im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO sicher, insbesondere durch das EU-US Data Privacy Framework, hilfsweise durch Standardvertragsklauseln nebst erforderlichen ergänzenden Maßnahmen. Die nähere Ausgestaltung richtet sich nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

(4) Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) ist nicht Gegenstand der geschuldeten Leistung. Die Plattform und die Gestaltung der Interview-Sessions sind darauf ausgerichtet, die Erhebung solcher Daten zu vermeiden. Soweit derartige Daten gleichwohl anfallen können, trägt der Kunde dafür Sorge, dass eine taugliche Rechtsgrundlage besteht.

§ 9 Künstliche Intelligenz; Pflichten nach der KI-VO

(1) Der Anbieter setzt zur Erbringung der Leistungen ein KI-System ein, das auf einem KI-Modell mit allgemeinem Verwendungszweck (Art. 3 Nr. 63 KI-VO) beruht und durch einen vom Anbieter gestalteten Systemprompt sowie weitere Komponenten zu einem KI-System ausgestaltet ist.

(2) Der Anbieter ist Anbieter des KI-Systems im Sinne des Art. 3 Nr. 3 KI-VO; der Kunde ist Betreiber im Sinne des Art. 3 Nr. 4 KI-VO. Der Kunde wird die Plattform nicht unter eigenem Namen oder eigener Marke als KI-System in Verkehr bringen und keine wesentlichen Veränderungen vornehmen, die eine Anbieterstellung des Kunden begründen würden. Verletzt der Kunde diese Pflicht, trägt er die hieraus folgenden Pflichten und Kosten allein.

(3) Die Parteien gehen nach gemeinsamer Bewertung davon aus, dass das KI-System kein Hochrisiko-KI-System im Sinne des Art. 6 Abs. 2 i.V.m. Anhang III KI-VO ist. Das System ist allein zur Erhebung, Strukturierung und Bewertung von Fachwissen bestimmt; der Kritikalitäts-Score bewertet das erhobene Wissensobjekt und nicht die interviewte Person. Es ist nicht dazu bestimmt, die Arbeitsleistung oder das Verhalten einzelner Beschäftigter zu überwachen oder zu bewerten oder Entscheidungen im Sinne des Anhangs III Nr. 4 KI-VO vorzubereiten oder zu treffen.

(4) Der Kunde verpflichtet sich, die Plattform und die mit ihr erzeugten Ergebnisse nicht für Entscheidungen über die Begründung, Durchführung oder Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen, über Beförderung, Aufgabenzuweisung anhand individuellen Verhaltens oder persönlicher Eigenschaften sowie nicht zur Überwachung oder Bewertung der Leistung oder des Verhaltens einzelner Beschäftigter im Sinne des Anhangs III Nr. 4 lit. b KI-VO zu verwenden.

(5) Ergibt sich eine Einstufung des KI-Systems als Hochrisiko-KI-System aufgrund geänderter Rechtslage, geänderter behördlicher Praxis oder einer vom Kunden zu vertretenden geänderten Nutzung, stimmen die Parteien die zur Erfüllung der dann geltenden Pflichten erforderlichen Maßnahmen unverzüglich ab. Die hieraus resultierenden Pflichten und Kosten trägt diejenige Partei, in deren Verantwortungsbereich der die Höherstufung auslösende Umstand fällt; beruht die Höherstufung auf einer allgemeinen Änderung der Rechtslage, verständigen sich die Parteien über eine angemessene Anpassung des Vertrages.

(6) Der Anbieter stellt durch entsprechende Gestaltung der Plattform sicher, dass die interviewten Beschäftigten spätestens zum Zeitpunkt der ersten Interaktion in klarer und unterscheidbarer Weise darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren (Art. 50 Abs. 1 und Abs. 5 KI-VO). Der Kunde unterstützt diese Information im Rahmen seiner eigenen Information der Beschäftigten (§ 6 Abs. 2).

(7) Soweit die Plattform Inhalte – insbesondere Texte – künstlich erzeugt oder manipuliert, stellt der Anbieter als Anbieter des KI-Systems sicher, dass die Ausgaben in einem maschinenlesbaren Format gekennzeichnet und als künstlich erzeugt oder manipuliert erkennbar sind (Art. 50 Abs. 2 KI-VO). Die hierzu eingesetzten technischen Lösungen sind wirksam, interoperabel, belastbar und zuverlässig, soweit dies technisch möglich ist. Die Kennzeichnungspflicht entfällt, soweit das KI-System die von den Beschäftigten bereitgestellten Eingabedaten oder deren Semantik nicht wesentlich verändert (Art. 50 Abs. 2 S. 3 KI-VO).

(8) Der Kunde ist als Betreiber des KI-Systems für die ihn ggf. treffenden Offenlegungspflichten nach Art. 50 Abs. 4 KI-VO verantwortlich.

(9) Beide Parteien treffen jeweils innerhalb ihres Verantwortungsbereichs die erforderlichen Maßnahmen, um ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz des mit der Plattform befassten Personals sicherzustellen.

(10) Der Anbieter beachtet die ihn als nachgelagerten Anbieter treffenden Pflichten aus der KI-VO und gibt einschlägige Informationen und Anweisungen des Anbieters des zugrunde liegenden KI-Modells mit allgemeinem Verwendungszweck, soweit für den bestimmungsgemäßen Betrieb durch den Kunden erforderlich, an diesen weiter.

(11) Der Kunde nimmt zur Kenntnis, dass die Ergebnisse generativer KI-Systeme auf statistischen Verfahren beruhen, unvollständig oder sachlich unzutreffend sein können (sog. Halluzinationen) und vor einer geschäftlichen Verwendung einer eigenverantwortlichen Plausibilitäts- und Inhaltskontrolle durch den Kunden bedürfen. Die haftungsrechtlichen Folgen regelt § 13.

§ 10 Rechte an Kundendaten

(1) Sämtliche Kundendaten stehen im Verhältnis der Parteien ausschließlich dem Kunden zu. Der Anbieter erhält an den Kundendaten keine eigenen Rechte, die über die zur Vertragserfüllung erforderliche und nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag zulässige Nutzung hinausgehen.

(2) Der Anbieter ist nicht berechtigt, die Kundendaten zum Training, zur Verbesserung oder Entwicklung eigener oder fremder KI-Modelle oder zu sonstigen eigenen Zwecken zu verwenden. Der Anbieter stellt vertraglich sicher, dass auch die von ihm eingesetzten Unterauftragsverarbeiter, insbesondere der Anbieter des zugrunde liegenden KI-Modells, die Kundendaten nicht zu Trainings- oder sonstigen eigenen Zwecken verwenden.

(3) Soweit an der strukturierten Sammlung der Wissensobjekte ein Datenbankherstellerrecht (§§ 87a ff. UrhG) entsteht, stehen die hieraus folgenden Rechte im Verhältnis der Parteien dem Kunden zu.

(4) Die Plattform, der Kritikalitäts-Score, die zugrunde liegenden Algorithmen, Modelle, Systemprompts und Bewertungslogiken sowie alle hieran bestehenden gewerblichen Schutzrechte, Urheberrechte und das Know-how stehen ausschließlich dem Anbieter zu.

§ 11 Geheimhaltung und Schutz von Geschäftsgeheimnissen

(1) Die Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei vertraulich und verwenden sie nur zu Zwecken des Vertrages. Den Parteien ist bewusst, dass die erhobenen Kundendaten regelmäßig Geschäftsgeheimnisse des Kunden im Sinne des § 2 Nr. 1 GeschGehG enthalten.

(2) Der Anbieter trifft die zur Wahrung des Geheimnisschutzes angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen im Sinne des § 2 Nr. 1 lit. b GeschGehG, insbesondere durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, Zugriffsbeschränkungen nach dem Erforderlichkeitsgrundsatz sowie die Verpflichtung der eingesetzten Personen zur Vertraulichkeit. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags bleiben unberührt.

(3) Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die nachweislich allgemein bekannt sind oder ohne Verletzung dieser Pflicht werden, die der empfangenden Partei bereits rechtmäßig bekannt waren oder die aufgrund Gesetzes, behördlicher oder gerichtlicher Anordnung offenzulegen sind.

(4) Die Geheimhaltungspflicht besteht für die Dauer des Vertrages und für einen Zeitraum von drei Jahren nach dessen Beendigung fort; für Geschäftsgeheimnisse gilt sie, solange die Voraussetzungen des § 2 Nr. 1 GeschGehG vorliegen.

§ 12 Gewährleistung

(1) Die Gewährleistung für die Bereitstellung der Plattform richtet sich nach Mietrecht (§§ 535 ff. BGB), soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt ist. Die verschuldensunabhängige Haftung für bei Vertragsschluss vorhandene Mängel nach § 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB wird ausgeschlossen.

(2) Bezugspunkt der Mängelhaftung ist die vereinbarte Beschaffenheit der Plattform nach § 3 und der Leistungsbeschreibung. Die inhaltlichen Ergebnisse der KI-gestützten Wissenserhebung sind gemäß § 3 Abs. 3 nicht Gegenstand der geschuldeten Beschaffenheit.

(3) Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich in nachvollziehbarer Form an. Der Anbieter beseitigt Mängel innerhalb angemessener Frist; Minderung und Schadensersatz richten sich nach den gesetzlichen Vorschriften und nach § 13.

§ 13 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer Pflichtverletzung des Anbieters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen, sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters, seiner gesetzlichen Vertreter oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

(2) Bei der leicht fahrlässigen Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht) haftet der Anbieter der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(3) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters für leicht fahrlässig verursachte Schäden ausgeschlossen.

(4) Die Haftung nach Absatz 2 ist je Schadensereignis auf die Höhe der vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlten Nettovergütung und für sämtliche Schadensereignisse eines Vertragsjahres insgesamt auf das Eineinhalbfache der in diesem Vertragsjahr gezahlten Nettovergütung begrenzt, soweit dies den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden nach Absatz 2 nicht unterschreitet. Die Begrenzungen gelten nicht für die in Absatz 1 und Absatz 7 genannten Fälle.

(5) Für den Verlust von Kundendaten haftet der Anbieter nach Maßgabe der vorstehenden Absätze nur in Höhe des Aufwands, der bei Erfüllung der dem Anbieter nach § 5 Abs. 3 obliegenden Datensicherungspflichten zur Wiederherstellung der Daten erforderlich gewesen wäre. Dem Kunden bleibt es unbenommen, die Exportfunktion (§ 15 Abs. 1) zur eigenen ergänzenden Sicherung zu nutzen; eine schuldhafte Nichtnutzung ist im Rahmen des § 254 BGB zu berücksichtigen.

(6) Eine Haftung des Anbieters für die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit oder Verwertbarkeit der durch das KI-System erzeugten Ergebnisse sowie für Schäden, die aus einer ungeprüften Verwendung dieser Ergebnisse durch den Kunden entstehen, ist ausgeschlossen, soweit nicht Absatz 1 eingreift. Gleiches gilt für Lücken, Unrichtigkeiten oder fehlende Verwertbarkeit des erhobenen Wissens, die auf dem Antwortverhalten oder der unterbliebenen Mitwirkung der Beschäftigten beruhen (§ 3 Abs. 3, § 9 Abs. 9).

(7) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz, aus der Übernahme einer Garantie oder eines Beschaffungsrisikos sowie aus arglistig verschwiegenen Mängeln bleibt unberührt.

(8) Schadensersatzansprüche des Kunden verjähren in zwölf Monaten ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Dies gilt nicht für Ansprüche aus den in Absatz 1 und Absatz 7 genannten Fällen, für die die gesetzliche Verjährung gilt.

(9) Soweit die Haftung des Anbieters ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch für die persönliche Haftung seiner Organe, gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und sonstigen Erfüllungsgehilfen.

§ 14 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag tritt mit seinem Zustandekommen (§ 2) in Kraft. Die Mindestlaufzeit ergibt sich aus der Bestellung und beginnt mit der betriebsbereiten Bereitstellung der Plattform nach Maßgabe der Leistungsbeschreibung; soweit in der Bestellung nicht abweichend vereinbart, beträgt sie zwölf Monate.

(2) Der Vertrag verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn er nicht von einer Partei mit einer Frist von drei Monaten zum Ablauf der Mindestlaufzeit oder eines Verlängerungszeitraums gekündigt wird.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund (§ 314, § 543 BGB) bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere bei einem Zahlungsverzug des Kunden in Höhe von mindestens zwei Monatsentgelten vor.

(4) Jede Kündigung bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Textform.

§ 15 Beendigungsfolgen, Datenexport und Exit-Management

(1) Der Kunde kann seine Kundendaten während der Vertragslaufzeit jederzeit sowie für einen Zeitraum von 60 Tagen nach Vertragsbeendigung über die Exportfunktion in einem Standardexportformat (§ 1 Abs. 5 lit. g) selbst exportieren.

(2) Der Anbieter unterstützt den Kunden auf dessen Verlangen beim Wechsel zu einem anderen Anbieter und bei der Übertragung der Kundendaten nach Maßgabe der Art. 23 bis 31 der Verordnung (EU) 2023/2854 (Data Act). Über die nach dieser Verordnung geschuldeten und etwaige in der Bestellung vereinbarten unentgeltlichen Leistungen hinausgehende Unterstützungsleistungen vergütet der Kunde nach Aufwand.

(3) Nach Ablauf der Exportfrist nach Absatz 1 löscht der Anbieter die Kundendaten einschließlich etwaiger Kopien, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht, und bestätigt die Löschung auf Verlangen in Textform. Die Regelungen des Auftragsverarbeitungsvertrags zur Löschung personenbezogener Daten gehen vor.

(4) Die Parteien wirken bei der geordneten Beendigung des Vertragsverhältnisses nach Treu und Glauben zusammen, um eine unterbrechungsfreie Überführung der Wissensobjekte zu ermöglichen.

§ 16 Änderungen dieser AGB

(1) Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte rechtliche oder technische Rahmenbedingungen, an eine Änderung der höchstrichterlichen Rechtsprechung oder an Erweiterungen oder Anpassungen des Leistungsangebots erforderlich ist und der Kunde hierdurch nicht entgegen den Geboten von Treu und Glauben unangemessen benachteiligt wird.

(2) Beabsichtigte Änderungen teilt der Anbieter dem Kunden mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit. Die Änderungen gelten als genehmigt, wenn der Kunde ihnen nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform widerspricht. Der Anbieter weist den Kunden in der Mitteilung auf die Änderungen, das Widerspruchsrecht, die Frist sowie auf die Bedeutung seines Schweigens gesondert hin.

(3) Widerspricht der Kunde fristgerecht, treten die Änderungen nicht in Kraft; der Vertrag wird zu den bisherigen Bedingungen fortgesetzt. Ist dem Anbieter die Fortsetzung zu den bisherigen Bedingungen nicht zumutbar, kann er den Vertrag mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalendermonats ordentlich kündigen.

(4) Die Hauptleistungspflichten der Parteien (Art und Umfang der geschuldeten Leistung sowie die Vergütung) können auf diesem Weg nicht zum Nachteil des Kunden geändert werden; insoweit bedarf es einer ausdrücklichen Vereinbarung der Parteien mindestens in Textform. § 7 Abs. 3 (Entgeltanpassung) bleibt unberührt.

§ 17 Schlussbestimmungen

(1) Erklärungen im Zusammenhang mit dem Vertrag bedürfen mindestens der Textform, soweit nicht zwingend eine strengere Form vorgeschrieben oder in diesen AGB etwas anderes bestimmt ist (§ 2 Abs. 4). Individualabreden (§ 305b BGB) haben Vorrang.

(2) Die Aufrechnung gegen Forderungen des Anbieters sowie die Geltendmachung von Zurückbehaltungsrechten sind dem Kunden nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen gestattet.

(3) Die Abtretung von Rechten aus dem Vertrag bedarf der vorherigen Zustimmung der anderen Partei; § 354a HGB bleibt unberührt.

(4) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(5) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit dem Vertrag ist – soweit der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist – der Sitz des Anbieters.

(6) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt.

Anlage 1 – Leistungsbeschreibung und Service Level Agreement (SLA)

Teil A – Leistungsbeschreibung

1. Gegenstand und Bereitstellung

Der Anbieter stellt die Plattform als cloudbasierten, über das Internet zugänglichen Dienst bereit (Software-as-a-Service). Eine lokale Installation beim Kunden ist nicht erforderlich. Der Funktionsumfang ergibt sich aus den nachfolgenden Funktionsbausteinen in ihrer jeweils aktuellen, vom Anbieter bereitgestellten Ausgestaltung.

2. Funktionsbausteine der Plattform

2.1 Zugang und Nutzerverwaltung. Die Plattform ermöglicht berechtigten Nutzern des Kunden einen gesicherten, authentifizierten Zugang über eine verschlüsselte Verbindung. Sie stellt eine rollen- und rechtebasierte Nutzerverwaltung bereit, über die Zugriffsrechte nach dem Erforderlichkeitsgrundsatz vergeben werden können. Die im Einzelnen verfügbaren Authentifizierungs- und Administrationsfunktionen ergeben sich aus der jeweils aktuellen Ausgestaltung der Plattform.

2.2 KI-geführte Wissenserhebung (Interview-Sessions). Die Plattform führt mit den Beschäftigten des Kunden dialogische, durch ein KI-System gesteuerte Interview-Sessions durch, um vorhandenes Erfahrungs- und Fachwissen zu erheben. Die zu behandelnden Wissens- und Themenbereiche sind durch den Kunden vorgebbar. Vor Beginn einer Session werden die Beschäftigten darüber informiert, dass sie mit einem KI-System interagieren (vgl. § 9 der AGB). Der Verlauf jeder Session wird in einem für den Kunden einsehbaren Protokoll dokumentiert.

2.3 Bewertung und Aufbereitung (Kritikalitäts-Score). Die Plattform bereitet die Ergebnisse der Interview-Sessions zu strukturierten Wissensobjekten auf und bewertet diese anhand des Kritikalitäts-Scores nach den vom Anbieter festgelegten Kriterien. Der Kritikalitäts-Score dient der Priorisierung und Einordnung der Wissensobjekte; er bewertet das jeweilige Wissensobjekt und nicht die interviewte Person (vgl. § 9 der AGB).

2.4 Wissensbestand und Einsichtnahme. Die aufbereiteten und bewerteten Wissensobjekte werden strukturiert abgelegt und dem Kunden über die Vertragslaufzeit dauerhaft zugänglich gehalten. Die Plattform ermöglicht berechtigten Nutzern das Auffinden und die Einsichtnahme in die Wissensobjekte sowie in die zugrunde liegenden Interview-Sessions. Funktionen zur Durchsuchung, Strukturierung und Verwaltung des Wissensbestands ergeben sich aus der jeweils aktuellen Ausgestaltung der Plattform.

2.5 Export. Die Plattform stellt eine Exportfunktion bereit, mit der berechtigte Nutzer des Kunden die Kundendaten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Standardformat ausgeben können (vgl. § 15 der AGB). Das konkrete Ausgabeformat ergibt sich aus der jeweils aktuellen Ausgestaltung der Plattform.

3. Systemvoraussetzungen und Mitwirkung

Der Kunde stellt die für die Nutzung erforderlichen technischen Voraussetzungen bereit, insbesondere einen geeigneten, aktuellen Webbrowser und eine für den Betrieb ausreichende Internetverbindung; die maßgeblichen Anforderungen benennt der Anbieter. Die weitergehenden Mitwirkungs- und Verantwortungspflichten nach § 6 der AGB sowie der nachfolgenden Ziffer 4 bleiben unberührt.

4. Bereitstellung

Der Anbieter richtet den Zugang des Kunden ein und stellt die Plattform betriebsbereit bereit. Mit der betriebsbereiten Bereitstellung beginnt die Laufzeit nach § 14 der AGB. Der Anbieter stellt dem Kunden den Zugang zur Plattform erstmals am im Bestellformular vereinbarten Datum bereit („Bereitstellungsdatum“). Ist kein Datum bestimmt, gilt das Datum, das der Anbieter dem Kunden nach Vertragsschluss in Textform mitteilt, als Bereitstellungsdatum, spätestens jedoch 10 Werktage nach Vertragsschluss. Die Plattform gilt als bereitgestellt, wenn der Anbieter dem Kunden (a) die Zugangsdaten sowie (b) ggf. API-Schlüssel oder sonstige technische Zugangsmittel in Textform übermittelt hat. Einer Aktivierung durch den Kunden bedarf es für den Eintritt des Bereitstellungsdatums nicht. Soweit es für die Bereitstellung einer Benennung nutzungsberechtigter Personen durch den Kunden bedarf, gilt die Plattform als bereitgestellt, wenn der Kunde auf die entsprechende Aufforderung zur Mitteilung nicht innerhalb von 5 Werktagen reagiert.

Teil B – Service Level Agreement (SLA)

5. Betriebszeiten und Verfügbarkeit

5.1 Betriebszeit. Die Plattform steht grundsätzlich rund um die Uhr (24/7) zur Verfügung, ausgenommen die Wartungsfenster nach Ziffer 5.3.

5.2 Geschuldete Verfügbarkeit und Berechnung. Die geschuldete Verfügbarkeit beträgt gemäß § 5 Abs. 1 der AGB 98,5 % im Jahresmittel, gemessen am Übergabepunkt (Routerausgang des vom Anbieter genutzten Rechenzentrums). Die Verfügbarkeit berechnet sich nach der Formel: Verfügbarkeit (%) = (vereinbarte Betriebszeit − ungeplante Ausfallzeit) / vereinbarte Betriebszeit × 100. Die Messung erfolgt monatlich; maßgeblich für die geschuldete Quote ist das Jahresmittel. Nicht als Ausfallzeit gelten angekündigte Wartungsfenster, Zeiten höherer Gewalt sowie vom Kunden oder von Dritten zu vertretende Störungen und Mängel der vom Kunden bereitzustellenden Voraussetzungen (§ 5 Abs. 2 der AGB).

5.3 Wartung. Von der Verfügbarkeit ausgenommene Wartungsfenster:

• geplante Wartung in Wartungsfenstern (sonntags 02:00–06:00 Uhr), Ankündigung mit einem Vorlauf von mindestens 48 Stunden;
• dringende Sicherheits- oder Notfallwartung ist jederzeit zulässig; der Anbieter informiert den Kunden unverzüglich.

6. Support und Störungsbeseitigung

6.1 Supportkanäle und Servicezeiten. Supportkanal: E-Mail (support@remainly.de). Servicezeiten: werktags montags bis freitags (außer an am Sitz des Anbieters bundeseinheitlichen Feiertagen) von 09:00 bis 17:00 Uhr. Reaktions- und Wiederherstellungszeiten werden ausschließlich innerhalb der Servicezeiten gerechnet.

6.2 Störungsklassen.

6.3 Reaktions- und Wiederherstellungszeiten (innerhalb der Servicezeiten). Die verbindliche Reaktionszeit richtet sich nach dem vom Kunden gebuchten Plan; sie ist die Zeit von der qualifizierten Störungsmeldung bis zum Beginn der – auch automatisiert eingeleiteten – Bearbeitung:

Die Wiederherstellung erfolgt als Zielwert nach Störungsklasse, den der Anbieter mit angemessener Sorgfalt anstrebt:

Begriffe: Reaktionszeit ist die Zeit von der qualifizierten Störungsmeldung bis zum Beginn der Bearbeitung; Wiederherstellungszeit ist die Zeit bis zur Wiederherstellung der Nutzbarkeit, ggf. durch eine Umgehungslösung. Die Reaktionszeiten sind verbindlich; die Wiederherstellungszeiten sind Zielwerte, die der Anbieter mit angemessener Sorgfalt anstrebt.

7. Datensicherung (Backup)

Der Anbieter sichert den produktiven Datenbestand nach Maßgabe von § 5 Abs. 3 der AGB wie folgt:

• Sicherungsintervall: täglich;
• Recovery Point Objective (RPO, maximal tolerierter Datenverlust): 24 Stunden;
• Recovery Time Objective (RTO, Zeit bis Wiederherstellung): 8 Stunden;
• Aufbewahrungsdauer der Sicherungen: 7 Tage.

Die in dieser Ziffer festgelegten Sicherungspflichten bilden zugleich den Bezugspunkt der Haftung für Datenverlust (§ 13 Abs. 5 der AGB).

8. Service-Gutschriften bei Verfügbarkeitsunterschreitung

Unterschreitet die im Jahresmittel erreichte Verfügbarkeit die geschuldete Quote, erhält der Kunde auf Antrag eine Gutschrift auf das Jahresnutzungsentgelt nach folgender Staffel:

Geltendmachung binnen vier Wochen nach Zugang des jährlichen Verfügbarkeitsnachweises; die Gutschriften je Vertragsjahr sind insgesamt auf 15 % des Jahresnutzungsentgelts begrenzt. Die Service-Gutschriften sind ein pauschalierter Ausgleich für die bloße Unterschreitung der Verfügbarkeit. Weitergehende gesetzliche Rechte des Kunden (insbesondere Minderung sowie Schadensersatz nach § 13 der AGB) bleiben unberührt; bereits gewährte Gutschriften werden auf solche Ansprüche angerechnet. Der Nachweis eines höheren oder niedrigeren Schadens bleibt beiden Parteien unbenommen.

9. Service-Reporting

Der Anbieter weist die erreichte Verfügbarkeit auf Verlangen des Kunden in geeigneter Form nach.

Anlage 2 – Auftragsverarbeitungsvertrag. Die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) unter /avv geregelt; dieser ist Bestandteil des Vertrages und geht in datenschutzrechtlichen Fragen vor (§ 8 Abs. 2).